Escrituração e registro de duplicatas: entenda o papel de cada processo e suas diferenças

A digitalização das duplicatas modificou a forma como os recebíveis comerciais são formalizados e acompanhados no Brasil.

Com a adoção das duplicatas escriturais, o título passa a existir em formato eletrônico e pode ter suas informações registradas ao longo de diferentes etapas.

Nesse processo, escrituração e registro cumprem funções distintas, embora estejam conectados dentro do ciclo de uma duplicata negociada.

A escrituração está relacionada à constituição do título em meio eletrônico, enquanto o registro permite documentar as negociações e outros atos que alteram sua situação.

Entender essa sequência ajuda a esclarecer como uma duplicata sai da origem comercial e chega à etapa de negociação.

Escrituração transforma o recebível em título eletrônico

A escrituração corresponde à emissão da duplicata em ambiente eletrônico.

Ou seja, o processo parte de uma operação comercial, como a venda de uma mercadoria ou a prestação de um serviço, que gera um direito de recebimento e, a partir dessas informações, o recebível pode ser formalizado como uma duplicata eletrônica por meio de uma entidade autorizada.

A Lei nº 13.775/2018 estabeleceu a possibilidade de emissão da duplicata sob a forma escritural, substituindo a necessidade de um documento físico para representar o título.

Nesse modelo, as informações são lançadas em um sistema eletrônico de escrituração, permitindo que a duplicata seja identificada e acompanhada digitalmente.

Na prática, a escrituração ocorre antes da negociação.

O fornecedor, na condição de credor da operação, apresenta as informações necessárias para que o título seja emitido eletronicamente.

O comprador, por sua vez, aparece como devedor da obrigação representada pela duplicata.

Essa etapa dá origem ao título que poderá posteriormente ser negociado.

Assim, a escrituração está associada à própria existência eletrônica da duplicata e à formalização do direito de crédito decorrente da operação comercial.

Registro acompanha as movimentações do título

Depois de escriturada, a duplicata pode ser encaminhada para registro.

Nesse momento, entram em cena as informações relacionadas à negociação e aos atos que podem afetar o recebível.

Logo, o registro permite documentar movimentações como transferência de titularidade, constituição de ônus e gravames e outras alterações relacionadas ao título.

A diferença pode ser observada a partir de uma situação prática.

Uma empresa vende determinado produto a prazo e, a partir dessa operação, é emitida uma duplicata escritural.

Enquanto a escrituração formaliza o título eletronicamente, o registro passa a acompanhar o que acontece com ele caso seja negociado.

Se a empresa decidir antecipar aquele recebível junto a uma instituição financeira, por exemplo, a negociação precisa ser registrada.

A informação sobre a transferência da titularidade passa a integrar o histórico eletrônico do título, permitindo identificar quem possui o direito de recebimento.

Esse acompanhamento também se relaciona à segurança das operações.

Como as movimentações ficam documentadas em sistemas eletrônicos, é possível acompanhar o ciclo de vida da duplicata e verificar os atos praticados sobre determinado recebível.

Como as duas etapas se conectam?

Embora tenham funções diferentes, escrituração e registro fazem parte de um mesmo fluxo.

A primeira constitui o título em formato eletrônico, já a segunda acompanha sua negociação e demais eventos que alteram sua situação.

A sequência começa com a operação comercial e a emissão da nota fiscal.

Quando o recebível é transformado em duplicata escritural, suas informações passam a integrar o ambiente eletrônico correspondente.

Se houver negociação, como uma antecipação de recebíveis, o ato é posteriormente registrado.

Esse modelo cria uma trilha de informações sobre o título, na medida em que, em vez de acompanhar apenas o documento que representa a dívida, os participantes autorizados podem consultar os registros relacionados à duplicata e às operações realizadas sobre ela.

A estrutura é relevante para empresas que utilizam seus recebíveis como fonte de financiamento, pois, para negociar uma duplicata, é necessário que o título esteja devidamente escriturado e que os atos relacionados à operação sejam registrados conforme as regras aplicáveis.

O que muda na gestão dos recebíveis?

A separação entre escrituração e registro também altera a rotina de controle financeiro.

As empresas precisam acompanhar a origem dos títulos, suas informações comerciais e as movimentações posteriores, além de manter os processos internos compatíveis com os ambientes eletrônicos utilizados na operação.

A implementação do modelo escritural envolve aspectos jurídicos, operacionais, tecnológicos e de pessoal.

Entre as medidas estão o mapeamento dos fluxos de emissão e controle, a integração aos ambientes autorizados e a preparação das áreas responsáveis pela gestão dos títulos.

Com isso, a escrituração e o registro passam a cumprir papéis complementares na administração das duplicatas.

Assim, a primeira estabelece o título no ambiente eletrônico; o segundo documenta sua negociação e demais alterações.

Para as empresas, compreender essa diferença permite organizar os processos internos de acordo com cada etapa e acompanhar com maior precisão o percurso dos recebíveis desde sua origem até a liquidação.

Confira as notícias do Boqnews no Google News e fique bem informado.

#Publi