Adotar um sistema integrado de gestão pode ser uma solução eficaz para automatizar as operações administrativas – fator importante para uma empresa crescer.
O Enterprise Resource Planning (ERP) ou, em português, Sistema de Gestão Empresarial, é uma ferramenta que auxilia a organização de micros, médias e grandes empresas.
Otimização de processos, segurança de dados e redução de riscos são alguns dos benefícios.
Conforme a pesquisa “ERP Definition and Solutions”, realizada pela consultoria Gartner, o ERP é definido como um sistema de software que permite a integração de todos os departamentos de uma empresa.
Assim, ele automatiza e integra todas as operações empresariais, incluindo gestão de relacionamento com clientes (CRM).
E ainda: emissão de notas fiscais, compras, vendas, financeiro, contas a pagar e a receber e controle de estoque.
Esse tipo de sistema remove a necessidade de trabalho humano em tarefas repetitivas e burocráticas – permitindo que a força de trabalho seja melhor aproveitada –, reduz o potencial de erros, acelera os processos e aumenta a eficiência.
Além disso, o ERP fornece relatórios de gestão e desempenho em tempo real,.
Dessa forma, permite aos administradores uma visão ampla da empresa e auxiliando na tomada de decisões mais informadas e rápidas.
Vale ressaltar que o ERP pode gerar um organograma empresarial que não é a figuração de cargos e funções (como os organogramas tradicionais), mas sim a hierarquização e a integração de setores.
Esse recurso é relevante para que todos da empresa visualizem como cada área atua e como a organização do todo é fundamental para a saúde da corporação.
Como funciona na prática?
Implementar um ERP pode ser uma tarefa complexa e requer planejamento cuidadoso.
De acordo com o estudo “ERP Implementation: A Guide for Businesses”, da Forrester Research, as empresas devem levar em consideração fatores como o tamanho da organização, as necessidades específicas do negócio e a capacidade de integração com outras tecnologias existentes.
Além disso, é importante escolher um provedor confiável e experiente para garantir o sucesso da implementação.
A partir daí, o ERP pode aumentar a eficiência, especialmente das operações que contam com múltiplos desdobramentos, como a compra de um insumo ou a venda de um produto.
Quando a empresa compra um produto, por exemplo, alguns procedimentos que o sistema automatiza incluem a baixa no pedido de compra.
E ainda: a captura automática da nota fiscal do fornecedor, o cálculo do imposto retido e o lançamento da fatura em contas a pagar.
Com isso, o ERP permite programar pagamentos automáticos nas datas previstas, informa a contabilidade, faz a conciliação contábil e dá entrada no item em estoque.
Já quando uma empresa vende um produto, o ERP emite e envia a nota fiscal, verifica se o pagamento obteve autorização pelo cartão do cliente, lança o recebível contra o cartão, registra a operação em contas a receber e verifica se o pagamento foi feito.
Em seguida, o sistema solicita e acompanha a expedição da mercadoria, dá baixa no item no estoque.
Além disso, emite ordem de compra automática se aquele item entrou em estoque mínimo, desabilita anúncios em marketplaces até o estoque voltar ao normal.
Além disso, faz a conciliação contábil.
Mais simples e acessível
Há alguns anos, os sistemas ERP eram considerados caros e complicados, restringindo sua utilização apenas às grandes corporações.
A implementação exigia uma grande quantidade de personalização, integração com outras tecnologias, investimento em servidores e aquisição de licenças.
Além disso, as interfaces para usuários eram pouco intuitivas.
Atualmente, contudo, esses obstáculos estão sendo ultrapassados.
Os provedores de ERP oferecem seus sistemas em formato de assinatura, também conhecido como SaaS (Software as a Service), com hospedagem na nuvem.
A arquitetura dos programas e as interfaces para usuários também tornaram-se mais fáceis de usar e amigáveis, e o preço ficou mais acessível.